Apa Itu Enterprise Content Management (ECM)

Labkom99.com - Enterprise Content Management (ECM) berkontribusi besar dalam perkembangan industri belahan dunia manapun. Dengan mempopulerkan aplikasi TI secara mendalam, berbagai industri  telah mengumpulkan sejumlah besar sumber daya informasi. Manajemen ilmiah dan pengembangan yang wajar dari sumber informasi internal dan eksternal. 

 

Hal ini telah menjadi kunci untuk pengambilan keputusan yang benar dan meningkatkan daya saing perusahaan. Sebuah studi ATKearney baru-baru ini menunjukkan bahwa konten digital yang tidak memiliki kemampuan untuk mempublikasikan secara efektif akan merugikan perusahaan 750 miliar dolar AS setiap tahun. Hal ini dikarenakan karyawan hanya akan membuang waktu untuk mencari dan memperoleh informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. 

 

Dalam telekomunikasi, keuangan, media dan industri lain di mana konten adalah bisnis intinya, konten dan kode aplikasi telah menjadi aset utama. Oleh karena itu, untuk meningkatkan daya saing global, mereka harus mengubah konten menjadi aset yang mendorong kesuksesan bisnis. Semua industri juga menghadapi tantangan untuk mengelola informasi dalam berbagai format. Permintaan pelanggan untuk manajemen data telah melampaui konsep manajemen data tradisional. 


Baca Juga : Apa Itu Word Wide Web


Departemen penelitian menemukan bahwa, di antara sejumlah besar data yang disimpan oleh perusahaan, data terstruktur yang diproses oleh sistem manajemen basis data relasional tradisional (RDBMS) hanya menyumbang 15% dari total informasi data, sementara 85% informasi global tidak terstruktur, termasuk di atas kertas. Dokumen, laporan, file video dan audio, foto, fax, surat, dll. Bagaimana mengelola informasi tidak terstruktur ini telah menjadi masalah utama dalam pengelolaan data terstruktur tradisional.


Apa itu Enterprise Content Management (ECM)

Enterprise Content Management (ECM) merupakan sejenis perangkat lunak aplikasi yang disediakan untuk pelanggan. Dengan pengembangan manajemen data yang mengelola, mengintegrasikan dan mengakses informasi komersial dalam berbagai format mulai dari audio video hingga gambar yang dipindai dan diproses. Cakupan pemrosesan Enterprise Content Management (ECM) lebih luas daripada data terstruktur yang diproses oleh sistem manajemen basis data relasional tradisional (RDBMS). 

 

Selain teks, dokumen, multimedia dan media streaming, Enterprise Content Management (ECM) juga mencakup halaman web, iklan, program (seperti JavaScript), perangkat lunak dan lain-lain. Semua aset digital yaitu semua data terstruktur dan dokumen tidak terstruktur. Solusi Enterprise Content Management (ECM) berfokus pada pengumpulan, pengelolaan, pemanfaatan, pengiriman, dan nilai tambah dari berbagai sumber daya digital tidak terstruktur atau semi-terstruktur. Dan mengintegrasikannya ke dalam sistem informasi data terstruktur, seperti ERP, CRM dan lain -lain. Untuk menyediakan aplikasi ini Sistem ini menyediakan sumber data yang lebih luas.

 

Konten Dan Manajemen Konten

Istilah konten berasal dari industri media penerbitan. Kreasi dalam buku, surat kabar, majalah, dan rekaman video disebut konten. Oleh karena itu, Content Management (CM) lebih menyukai manajemen produk yang diterbitkan untuk menyimpan, mengolah, dan metadata. Metadata diperlukan untuk membuat sistem. 

 

Penyimpanan tersebut sebagian besar berupa database yang terhubung, dan ada pula yang disimpan dalam bentuk file data atau keduanya ada berdampingan sesuai kebutuhan. Dari produksi dan pengeditan hingga penyimpanan produk jadi, diperlukan lebih banyak atau lebih sedikit pemrosesan. Beberapa adalah proses sederhana dan beberapa operasi paralel bercabang dan multi. 


Baca Juga : Prinsip Desain Antarmuka Interaksi Manusia Dan Komputer


Berbagai proses memiliki banyak perbedaan. Adapun metadata, itu adalah deskripsi konten, seperti penulis, tanggal, kata kunci, jenis media, hak cipta Yang semuanya direkam dalam bentuk tag XML untuk mencapai tujuan penerbitan lintas media dan penerbitan yang dipersonalisasi.

 

Content Management (CM) adalah istilah umum beberapa tahun yang lalu, karena tidak ada satu sistem pun yang dapat diterapkan untuk mengelola semua konten media yang dipublikasikan. Meskipun semua jenis konten adalah data elektronik setelah digitalisasi dan harus diproses oleh manajemen digital, ini jauh lebih rumit di tingkat aplikasi. 

 

Mulai dari produksi konten, distribusi, hingga penyimpanan. Setiap tahapan siklus hidup memiliki persyaratan pemrosesan yang berbeda. Oleh karena itu, sistem pengelolaan konten saat ini lebih banyak didasarkan pada media penerbitan individu.

 

Cakupan Perkembangan Konten

Dengan meluasnya penggunaan Internet, peredaran informasi internal di perusahaan semakin cepat dan jumlah copywriting serta materi telah meningkat. Contoh saja, seperti email, materi dari Lotus Notes, diskusi online, buletin, copywriting Office dan bahkan konten materi cetak. 

 

Organisasi media juga perlu memperkuat pengelolaan materi ini. Akibatnya, konten telah diperluas dari konten media penerbitan asli ke konten semua informasi di dalam perusahaan, dan istilah baru Enterprise Content Management (ECM) telah diperkenalkan.


Baca Juga : Pemakai (Manusia) Dalam Interaksi Manusia Dan Komputer


Enterprise Content Management (ECM) sering dianggap sebagai konstruksi dasar dari manajemen pengetahuan Knowledge Management (KM). Manajemen pengetahuan adalah metode sistematis bagi perusahaan untuk mengumpulkan kecerdasan dari bawah ke atas. Meskipun terus berkembang dalam teknologi dan metode, sebenarnya Dalam penerapannya, laba atas investasi tidak mudah untuk dievaluasi. Kerjasama budaya perusahaan diperlukan agar setiap orang dapat mengembangkan kemauan untuk berbagi ilmu dengan sesama, sehingga perkembangannya terus meningkat.

 

Selain berbagai manajemen yang terkait dengan konten yang disebutkan di atas, dalam beberapa tahun terakhir konsep dan sistem manajemen dengan awalan M telah muncul. Seperti CRM manajemen hubungan pelanggan, manajemen rantai pasokan SCM, manajemen sumber daya manusia HRM. Adalagi meskipun tidak ada M tetapi ERP untuk perencanaan sumber daya perusahaan dan EIP sebagai pintu masuk jaringan perusahaan diklasifikasikan dalam satu kategori. 


Baca Juga : Panduan Dasar Web Development


Dengan begitu banyak manajemen, informasi dan data yang dihasilkan harus secara alami dimasukkan ke dalam sistem konten perusahaan. Oleh karena itu, ruang lingkup isi perusahaan menjadi semakin besar.


Namun dengan begitu banyaknya istilah, konsep dan sistem, pengguna bisnis bukan hanya tidak mengetahui mana yang melakukan apa yang dilakukannya dan apa yang berkaitan dengan sistem lain. Bahkan industri yang menghasilkan sistem penjualan tersebut mungkin tidak dapat membedakan dengan jelas dan semakin sistem berkembang, semakin penting. 

 

Tren yang terus berulang. Selain itu, setiap jenis sistem mencakup banyak hal dan akan terus berencana membangun sistem besar yang sesuai untuk seluruh perusahaan dengan investasi tinggi. Tetapi pengalaman memberi tahu kita bahwa sistem semacam itu terlalu mahal dan terlalu memakan waktu untuk dikembangkan. Terutama membangun database besar yang terpusat yang meningkatkan kompleksitas sistem dan risikonya juga meningkat.

 

Pengelolaan Konten

Pada saat inilah muncul pemikiran alternatif. Jika Anda membuat sistem baru dan memasukkan M yang disebutkan di atas ke dalamnya, sebagian besar akan berupa struktur top-down. Yaitu, sistem yang semula berjalan di lapisan bawah dan data dalam berbagai format yang semula tersebar di mana-mana akan ditransplantasikan ke lapisan atas.

 

Untuk membangun sistem yang sangat besar dan membentuk repositori data terpusat yang sangat besar. Dengan cara ini, diharapkan menjadi proyek yang luas. Namun, konsep inovatif justru sebaliknya. Dari bawah ke atas, sistem operasi dan data di tingkat yang lebih rendah dapat dipertahankan dan dijalankan di mana pun mereka tersebar atau dalam format apa pun. 


Baca Juga : 10 Website Development Paling Populer


Kemudian gunakan metode konversi untuk mengubah data menjadi format netral seperti XML, sebagai bahasa umum untuk menghubungkan dan berkomunikasi dengan sistem lain, dan kemudian menghubungkan sistem ini melalui saluran.

 

Singkatnya, Content Management (CM) adalah untuk menetapkan mekanisme kontrol katalog umum untuk data dasar yang ada. Perangkat lunak untuk memproses data di setiap sistem didistribusikan sesuai dengan katalog ini. Sehingga data mengalir melintasi sistem tanpa membuat sistem terpusat Database yang besar tidak perlu mengubah pengoperasian sistem yang ada. 

 

Pembentukan model ini secara alami menghemat waktu dan uang dibandingkan dengan praktik tradisional, dan risikonya sangat berkurang.

 

Kelancaran manajemen konten tergantung pada struktur konten, karena hanya dengan struktur konten dapat diklasifikasikan, diindeks, diurutkan, dan dicari. Menggunakan alat yang berhubungan dengan XML untuk menghasilkan konten terstruktur adalah dasar dari manajemen konten. Pembangunan infrastruktur ini tidak diragukan lagi merupakan prosedur penting untuk manajemen konten. Tentu juga merupakan kerja yang sangat keras dan merupakan harga yang harus dibayar perusahaan secara real-time.

 

Manfaat Enterprise Content Management (ECM)

Enterprise Content Management (ECM) dapat secara efisien menghasilkan, mengelola dan menerbitkan konten yang beragam. Dan dengan mudah memenuhi kebutuhan konten dari pemerintah dan karyawan dan manajemen internal, serta mitra eksternal, pelanggan, dan investor perusahaan. 


Baca Juga : Tools Web Development Bagian Front End


Di antara pelanggan, beberapa kasus yang berhasil idpecahkan adalah karena manajemen konten yang meningkatkan nilai aset untuk membantu keuntungan perusahaan. Melalui manajemen konten, pemerintah dan perusahaan dapat mengirimkan konten yang benar dan real-time kepada orang-orang yang tepat dan melakukan manajemen yang paling efisien. Sehingga setelah informasi dihasilkan, dapat digunakan berulang kali dan sangat mengurangi pengeluaran untuk manajemen data, permintaan dan Waktu dan biaya pengambilan.

 

Manajemen konten yang baik dapat secara efektif mengelola konten yang beragam dalam berbagai bentuk, platform, dan server. Secara ketat mengelola informasi yang perlu dirilis untuk memastikan kebenaran informasi dan menyediakan perusahaan dengan dokumen, multimedia, kode program yang sangat berskala dan berbiaya rendah. 

 

Situs web dan platform konten lainnya juga dapat meningkatkan aliran dari pengembangan terkoordinasi hingga pemeliharaan akhir. Menyelesaikan kemacetan pemrosesan terpusat yang berlebihan. Menyediakan berbagai saluran input konten untuk penyedia konten yang berbeda, seperti Web, XML, Layanan Web, dan FTP. Untuk meningkatkan kecepatan pembaruan halaman web perlu adanya peningkatan kekayaan konten dan peningkatan efisiensi layanan.

Komentar